Demandas de última hora, sobrecarga de trabalho, acúmulo de funções, equipes reduzidas. A área da Comunicação enfrenta muitos desafios. Além do grande volume de atividades, as equipes de Comunicação precisam acessar informações em diferentes lugares e, muitas vezes, têm dificuldades para lidar com múltiplos projetos simultâneos. Uma forma bem simples de priorizar as tarefas, organizar o processo de trabalho e gerar mais agilidade é utilizar o Kanban na Comunicação.
O que é o kanban
O kanban (“cartão visual” em japonês) é um método usado para gerenciar o trabalho. Suas raízes estão na manufatura enxuta, criada na Toyota. Contudo, o método tem sido cada vez mais usado na indústria do conhecimento para visualizar o trabalho imaterial.
No mundo criativo, o kanban auxilia na organização de ideias e informações. Ao ver o que está invisível você consegue perceber como as suas tarefas se movem no fluxo de trabalho.
Para criar o seu Kanban, você pode utilizar canetas de quadro branco ou um post-it colorido para cada tarefa. Pode ser um quadro físico fixado na parede ou alguma ferramenta digital, como o Trello, Miro ou Kanbanize. O importante é que toda a equipe tenha acesso ao quadro.
Comece criando três colunas no seu quadro: “a fazer”, “fazendo” e “feito”. A lógica de utilização é muito simples: na primeira coluna você coloca todas as tarefas a serem realizadas, por ordem de importância. As mais urgentes em cima, depois as importantes e, por fim, as desejáveis. Cada membro da equipe pega uma tarefa na coluna “a fazer” e a transporta para a coluna “fazendo“, assim, deixa claro para todo o time que aquela tarefa está sendo realizada. Ao finalizar a tarefa, o cartão deve ser movido para a coluna “feito“.
Acima de tudo, o objetivo do método é visualizar o que está sendo feito para organizar melhor o fluxo do trabalho. O kanban na Comunicação pode ser usado para gerenciar o trabalho de uma equipe ou várias equipes.
Benefícios do kanban
Ao rodar o kanban, você pode perceber, por exemplo, que uma pessoa está acumulando muitas tarefas, enquanto outras estão com menos atividades. Assim, você consegue distribuir melhor o trabalho entre os membros da equipe.
Outro benefício é conhecer quais são os obstáculos que atrapalham o trabalho fluir. Se você perceber que uma tarefa está muito tempo na coluna “fazendo”, por exemplo, é possível que exista algo impedindo a sua realização. Dessa forma, pode identificar e corrigir problemas na forma de se realizar as tarefas.
O uso do kanban também permite que você perceba processos desnecessários. Assim, você pode eliminar aquilo que gera perda de tempo, energia ou dinheiro. Enfim, você consegue priorizar melhor as suas tarefas e garantir uma produtividade mais consciente.
Além disso, o kanban ajuda no engajamento da equipe e estimula o trabalho colaborativo. O método funciona de forma coletiva e ajuda a manter todas as informações concentradas em um só lugar. O resultado de tudo isso é a capacidade de agir mais rapidamente diante de mudanças. Portanto, fique atento a como o kanban pode te ajudar a promover a melhoria contínua do trabalho.
Como utilizar o Kanban na Comunicação?
O kanban pode ser utilizado no Jornalismo, na Publicidade, no Marketing, em Assessoria de Comunicação e em Relações Públicas para gerenciar diversos tipos de tarefas. São apenas três passos para colocar ele em prática:
Primeiro: decida se você vai utilizar um quadro físico ou digital. A vantagem do quadro físico é que ele está sempre à vista. Por outro lado, as plataformas digitais permitem que você acrescente fotos, vídeos, links e documentos às tarefas. Isso facilita a localização de dados e a organização das informações.
Segundo: decida como você vai organizar o seu Kanban. Além das colunas “a fazer”, “fazendo” e “feito”, você pode acrescentar outras colunas. Pode acrescentar a coluna “revisão”, por exemplo, se é necessário que alguém aprove uma matéria para o site. Outra opção é colocar uma coluna “urgente”, só para demandas de última hora, ou uma coluna “bloqueado”, para tarefas suspensas. Enfim, cabe a você e a sua equipe definir como será o seu quadro.
Se você trabalha em uma equipe menor pode definir cores por pessoas. Outra opção é utilizar cores para diferenciar projetos ou clientes. Isso vai variar de acordo com as suas necessidades. O importante é mover os cartões de uma coluna para outra sempre que existir a mudança em uma etapa do trabalho.
Você pode usar o Kanban na Comunicação para o controle de pautas, matérias ou releases. O método também pode ser útil para organizar a produção de posts para redes sociais, na realização de eventos e campanhas publicitárias e várias outras atividades do dia a dia da Comunicação.
Terceiro: defina momentos frequentes de avaliação. A cada ciclo de trabalho, pare e revise o modo como a equipe utiliza o quadro e pode melhorar os processos. Da mesma forma, determine a duração dos ciclos de trabalho para que eles sejam periódicos.
Princípios e práticas do Kanban
Comece com o que você já tem. Organize o seu quadro a partir do que já existe. Por exemplo, em uma redação seu kanban pode ficar assim: pauta | em apuração | em edição | em aprovação | publicado.
Deixe que as pessoas se auto organizem e sejam responsáveis pela movimentação dos cartões. Se um designer finalizou uma arte e o material precisa ser aprovado, o próprio designer deve mover o cartão para a coluna “em revisão”.
Atualize o quadro com constância. A atualização pode ser feita diariamente ou por semana. Isso depende do tipo e da frequência de demandas. Em uma redação, a atualização deve ser diária, mas talvez em uma agência de Publicidade possa ser semanal.
Limite o Trabalho em Progresso. Defina com a sua equipe quantas tarefas poderão permanecer em cada uma das colunas. Se na coluna “em revisão” a equipe só dá conta de três textos por vez, por exemplo, apenas acrescente uma nova matéria quando outra for para a coluna “concluído”.
Torne as políticas explicitas. Quem definirá as tarefas? Quando? As regras devem ser simples e ficarem, preferencialmente, próximas ao quadro.
Estabeleça ciclos de feedback. Defina um clico padrão para avaliação: o que eliminar, melhorar ou manter? Depois disso aplique as melhorias.
Classe de serviços. Defina que tipo de tarefa pode ser considerada “urgente” e desconsiderar o planejamento.
Utilize métricas para inspirar melhorias. O Lead Time mostra o tempo que um item de trabalho leva para passar por todo o sistema desde o início. Já a Delivery Rate (taxa de entrega) revela o número de tarefas que a equipe consegue completar por um período de tempo, como uma semana ou um mês. O mais importante é que esses dados Esses dados ajudam a estimar melhor o tempo de entrega das tarefas e ajustar os processos para ganhar mais velocidade.
