Gerenciar múltiplos projetos de Comunicação de forma simultânea pode trazer atrasos de demandas ou perda na qualidade das entregas. O volume de trabalho na nossa área é cada vez maior e as equipes reduzidas. Sem falar nas demandas de última hora, que acabam atrapalhando todo o nosso planejamento.
Porém, com organização e foco é possível gerenciar diferentes tarefas de forma produtiva e eficaz.
Veja como fazer isso com 6 passos simples:
1️⃣ Concentre as informações em um mesmo lugar para agilizar o trabalho.
O primeiro passo é reunir documentos, links, fotos, vídeos, planilhas e relatórios em uma mesma plataforma. Para isso, você pode utilizar ferramentas como Trello, Asana, Todoist, Miro, Padlet e Mural, por exemplo. Isso evita perder tempo passando de um local para outro.
Outra vantagem é que quando você reúne tudo em um mesmo lugar você consegue ter uma visão ampla de todo o seu trabalho. Isso gera uma clareza muito grande sobre o os seus projetos. Portanto, invista na sua forma de organizar os projetos.
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2️⃣ Visualize o progresso do trabalho
Ter todas as informações que você precisa visíveis é fundamental para você acompanhar prazos e o status de cada profissional e equipe. Além disso, você consegue detectar obstáculos que atrapalham o trabalho fluir. A visualização do trabalho também te ajuda a equilibrar melhor a distribuição das tarefas. Assim, você evita a sobrecarga de demandas sobre uma pessoa.
Você pode utilizar um quadro físico ou uma plataforma on-line, como o Trello. Faça uma divisão de três colunas: a fazer, fazendo e feito. Coloque cada atividade pendente em um post-it e cole na coluna “a fazer”.
Por exemplo, em uma Assessoria de Comunicação isso pode incluir a produção de um release, a criação de posts para redes sociais, a organização de um evento. Quando iniciar uma nova tarefa mova-a para a coluna “fazendo”. Depois disso, quando terminá-la, coloque o post-it na coluna “feito”.
Dessa forma, você vai ver como o Kanban pode te ajudar a lidar melhor com múltiplos projetos de Comunicação.
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3️⃣ Estabeleça prioridades
É muito importante que você crie filas inteligentes para as suas tarefas. Você pode organizá-las por prazo de entrega ou por esforço. Nesse último caso, comece pelo mais difícil, o mais chato ou o mais trabalhoso.
Além disso, você também deve limitar o número de projetos simultâneos. E o mais importante: crie margens de segurança quanto aos prazos. Para isso, organize-se para concluir um dia antes da data final o projeto que você estiver desenvolvendo.
4️⃣ Trabalhe por sprints
Você deve realizar as tarefas em ciclos curtos de trabalho. Estabeleça uma duração fixa, como uma semana, duas semanas ou um mês. Tente terminar completamente pelo menos uma coisa no dia e faça feedbacks ao longo de todo o processo de trabalho.
Enfim, se organize de modo que você consiga entregar algo pronto ao final desse ciclo de trabalho, como o design de um cartaz ou a arte de um evento. Dessa forma, você trabalha de modo iterativo e incremental.
5️⃣ Trabalhe com blocos de tempo
Para gerenciar melhor o seu tempo, utilize a técnica timeboxing. Ela consiste em estipular blocos de tempo para a realização de tarefas. Dessa forma, você determina um tempo fixo para se dedicar a cada atividade. Você pode fixar o intervalo de uma hora para finalizar uma determinada matéria para o site, devendo concluir essa tarefa dentro desse limite de tempo, por exemplo. Após esse bloco de tempo você já terá outra atividade na fila.
6️⃣ Olhe com atenção para as pessoas envolvidas no trabalho
Outro ponto importante é mapear as habilidades dos membros da equipe. Permita que as pessoas escolham a tarefa que vão realizar e “como” preferem trabalhar. Quando trabalhamos com múltiplos projetos de Comunicação, muitas vezes desperdiçamos talento alocando pessoas em tarefas inadequadas.
Se uma pessoa domina a edição de vídeos por que colocá-la para para criar textos para o blog da empresa? Será que outra pessoa não poderia realizar essa atividade de forma mais eficaz e ágil? A autonomia gera responsabilidade e motivação. Acima de tudo, você vai promover o engajamento do time.
Dica bônus:
Por fim, valorize sempre as pequenas conquistas em sua equipe. Primeiro porque elas são um trampolim para o próximo degrau e significam que o projeto está andando. Segundo porque comemorar as pequenas vitórias dá um novo gás para o time. Nada melhor do que se sentir reconhecido e ter a satisfação de trabalho cumprido.
